Die elektronische Rechnungsstellung über PEPPOL wird für Unternehmen immer wichtiger. PEPPOL bietet dabei zahlreiche Vorteile, wie z. B. die schnelle Übermittlung, standardisierte Formate und eine transparente Dokumentation sowie den einfachen Versand von Dokumenten über PEPPOL-Access-Point-Provider wie one:ic. Aber was passiert, wenn eine Rechnung fehlerhaft ist? Das erklären wir in diesem Blogbeitrag.

Technische Fehler

Fehlerhafte Rechnungen lassen sich bei PEPPOL in zwei Kategorien unterteilen: technische Fehler und fachliche Fehler. Technische Fehler entstehen, wenn eine Rechnung nicht dem PEPPOL-Standard entspricht. Solche Rechnungen werden vor dem Versand vom System automatisch abgelehnt.

• Vorteil: Der Sender erhält direkt Feedback und kann den Fehler korrigieren, bevor die Rechnung den Empfänger erreicht.

Fachliche Fehler und Rückmeldung

Fachliche Fehler betreffen Inhalte wie falsche Beträge/Preise, Adressen oder Leistungen. In diesem Fall sendet der Rechnungsempfänger eine Business Message mit dem Status „Rejected“ zurück. In dieser steht immer, weswegen die Rechnung abgelehnt wurde. Der Absender kann dann die Rechnung korrigieren.

• Falsche Angaben → Empfänger meldet „Rejected“ mit Grund

Korrigieren oder neu erstellen?

Bei PEPPOL gibt es keine direkte Korrekturmöglichkeit für bereits gesendete Rechnungen. Der Prozess läuft immer folgendermaßen ab:

1. Stornierung der fehlerhaften Rechnung
2. Erstellung einer neuen, korrigierten Rechnung
3. Erneuter Versand über das PEPPOL-Netzwerk und Ihren PEPPOL-Access-Point-Provider

Die Umsetzung hängt vom verwendeten ERP-System ab.

Tipps zur Vermeidung von Fehlern

Unternehmen sollten folgende Maßnahmen umsetzen:

• Rechnungen vor Versand systematisch prüfen
• ERP-Systeme konfigurieren, damit technische Fehler automatisch erkannt werden
• Auswahl eines erfahrenen Access-Point-Providers 

Fazit

PEPPOL erleichtert den elektronischen Rechnungsprozess erheblich, macht aber auch fehlerhafte Rechnungen transparent. Technische Fehler werden sofort erkannt, fachliche Fehler meldet der Empfänger zurück. Durch Stornierung und Neubearbeitung fehlerhafter Rechnungen lassen sich Zeit und Kosten sparen.

Um den Versand noch effizienter und sicherer zu gestalten, empfiehlt sich ein erfahrener PEPPOL-Access-Point-Provider wie one:ic, der den gesamten Prozess – von der Prüfung bis zur Zustellung – zuverlässig unterstützt.

Weitere Informationen zu PEPPOL finden Sie hier.