Immer wieder gibt es Verwirrung darüber, und viele Unternehmen sind unsicher, ob PDFs tatsächlich als E-Rechnungen gelten. Besonders das Format ZUGFeRD sorgt für zusätzliche Fragen. In diesem Blogbeitrag klären wir die wichtigsten Missverständnisse auf.
Was genau ist eine PDF, und wie unterscheidet sie sich von Papierrechnungen?
PDF steht für Portable Document Format und wurde 1992 von Adobe entwickelt. Mit diesem Format lassen sich Dokumente unabhängig vom Betriebssystem, der Hardware oder der Bildschirmgröße korrekt darstellen. Schnell ersetzten PDF-Rechnungen den klassischen Versand von Rechnungen per Brief in Papierform – stattdessen wurden sie als PDF per E-Mail verschickt. Dies führte zu einer deutlichen Steigerung der Effizienz im Rechnungswesen.
Wie werden PDF-Rechnungen verarbeitet?
Eine Software kann Inhalte aus einem PDF nicht immer strukturiert auslesen. Bei bildbasierten PDFs ist zusätzlich eine OCR-Erkennung erforderlich, was je nach Qualität zu Fehlern führen kann. Um die Scanqualität und die maschinelle Verarbeitbarkeit zu verbessern, wurde an einem einheitlichen Standard gearbeitet.
ZUGFeRD – der Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in Zusammenarbeit mit Unternehmen und Ministerien entwickelt. Es handelt sich dabei um ein Format, das maschinenlesbare UN/CEFACT-XML-Daten in eine menschenlesbare PDF-Datei einbettet – konform mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU und dem Standard EN 16931. Dieses Format wird vor allem in Deutschland genutzt und ermöglicht eine effiziente, automatisierte Verarbeitung von Rechnungen.
Verwirrung um ZUGFeRD, PDFs und E-Rechnungen
ZUGFeRD kombiniert also eine PDF-Datei mit einer eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Datei. Doch vielen Unternehmen ist dieser Unterschied nicht bewusst. Noch heute gibt es Fälle, in denen Firmen nur die PDF – also den für Menschen lesbaren Teil – verwenden und diese manuell scannen, anstatt die XML-Daten maschinell auszulesen und zu verarbeiten. Dadurch gehen die Vorteile einer vollständigen E-Rechnung verloren.
Vergleich: Reine PDF-Rechnungen, ZUGFeRD und E-Rechnungen
| Kriterium | Reine PDF-Rechnung | ZUGFeRD | E-Rechnung (z. B. XRechnung, PEPPOL) |
|---|---|---|---|
| Lesbarkeit für Menschen | Ja (visuell) | Ja (visuell + eingebettete XML-Daten) | Primär maschinenlesbar (Visualisierung möglich) |
| Maschinenlesbarkeit | Nein (nur durch OCR/Scan) | Ja (XML-Daten eingebettet) | Ja (vollständig maschinenlesbar) |
| Automatisierte Verarbeitung | Eingeschränkt (fehleranfällig) | Ja (hohe Genauigkeit) | Ja (vollautomatisiert) |
| Standardisierung | Nein | Ja (EU-Richtlinie 2014/55/EU, EN 16931) | Ja (EU-Richtlinie 2014/55/EU, EN 16931) |
| Verbreitung | Weltweit | Vorwiegend in Deutschland | EU-weit (PEPPOL) / international |
| Kosten | Gering (Erstellung einfach) | Mittel (Einbettung der XML-Daten nötig) | Mittel bis hoch (je nach System) |
| Rechtliche Anerkennung | Steuerlich zulässig, jedoch keine E-Rechnung im Sinne aktueller gesetzlicher Anforderungen | Ja (als hybride E-Rechnung) | Ja (als vollwertige E-Rechnung) |
Fazit
Während reine PDF-Rechnungen zwar digital versendet werden, erfüllen sie nicht die Anforderungen einer vollwertigen E-Rechnung. ZUGFeRD bietet hier einen Kompromiss, indem es die Vorteile einer PDF mit den Möglichkeiten der maschinellen Verarbeitung verbindet. Für eine vollständige Automatisierung und internationale Kompatibilität sind jedoch Standards wie XRechnung oder PEPPOL die bessere Wahl.
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