Die E-Rechnung ist auf dem Vormarsch: Immer mehr Länder in der EU und weltweit verpflichten Unternehmen, Rechnungen digital auszustellen und zu empfangen. Das betrifft sowohl B2G (Business-to-Government) als auch B2B (Business-to-Business) Unternehmen. Die Digitalisierung und E-Rechnungsstellung soll Prozesse vereinfachen, Fehler reduzieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellen.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das eine automatische Verarbeitung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen ermöglicht. Im Gegensatz zu PDF- oder Papierrechnungen reduziert die E-Rechnung manuelle Aufwände, Fehlerquellen und Bearbeitungskosten.
Vorteile von E-Rechnungen:
- Schnellere Zahlungszyklen
- Weniger manuelle Fehler
- Automatische Integration in ERP-Systeme (z. B. SAP)
- effizientere internationale Rechnungsstellung
- Rechtssichere Archivierung und Rechnungsstellung
Ab wann wird die E-Rechnung Pflicht?
Die Einführung von E-Rechnungen erfolgt stufenweise in den EU-Ländern. Eine EU-weite Harmonisierung wird über die Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) bis 2030 angestrebt.
| Land | B2G Pflicht | B2B Pflicht |
|---|---|---|
| Belgien | ✔ | Seit 1. Januar 2026 (bereits Pflicht) |
| Frankreich | ✔ | Ab 1. September 2026 für Groß- und mittelständische Unternehmen, ab 1. September 2027 für Kleinunternehmen |
| Polen | ✔ | Ab 1. Februar 2026 für Großunternehmen, ab 1. April für alle Pflicht |
| Deutschland | ✔ | 2025 – 2028 |
| Italien | ✔ | seit 2019 |
| Rumänien | ✔ | seit 2024 |
| Estland | ✔ | geplant für 2027 |
| Lettland | ✔ | 2028 |
| Spanien | Ab 1. Januar für Unternehmen, welche der Körperschaftssteuer unterliegen, ab 1. Juli 2027 für alle | |
| Irland | ✔ | Ab 1. November 2028 für Großunternehmen, ab 1. November 2029 für alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen |
| Tschechien | ✔ | Ab 2030 für alle grenzüberschreitenden Transaktionen verpflichtend, 2035 für alle Transaktionen |
| Niederlande | ✔ | Ab 1. Juli 2030 Pflicht für grenzüberschreitende Transaktionen |
Wie sieht die E-Rechnungspflicht in Deutschland im Detail aus?
Im B2G Bereich gibt es bereits eine E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen E-Rechnungen stellen und empfangen zu können.
In Deutschland wird die E-Rechnung im B2B-Bereich schrittweise verpflichtend eingeführt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung folgt gestaffelt:
Ab 2027 gilt sie für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz, ab 2028 für alle Unternehmen. Als zulässige Formate gelten strukturierte E-Rechnungen nach der EU-Norm EN 16931, insbesondere XRechnung und ZUGFeRD.
Für den Versand und Empfang wird häufig PEPPOL als interoperables Netzwerk genutzt, da es eine gesetzeskonforme, automatisierte und zukunftssichere Umsetzung der E-Rechnungs-Pflicht in Deutschland ermöglicht. Unternehmen sollten ihre ERP- und Rechnungsprozesse frühzeitig anpassen, um Compliance sicherzustellen und von effizienteren Abläufen zu profitieren.
Dabei können wir – one:ic – als Experte für E-Rechnungsstellung und PEPPOL-Access-Point-Provider (APP) Ihnen helfen. Kontaktiere Sie uns jeder Zeit und wir prüfen, was für Sie die beste Option ist.
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