FAQ – Häufig gestellte Fragen
Im folgenden FAQ beantworten wir häufig gestellte Fragen zum Thema PEPPOL, SPICE, KI und LLMs sowie weiteren Themen. Gerne können Sie uns kontaktieren, sollten weitere Fragen offen sein.
Fragen zum Thema PEPPOL
Was ist PEPPOL?
PEPPOL steht für „Pan-European Public Procurement Online“. Es handelt sich um ein internationales, offenes Netzwerk zur standardisierten und sicheren Übermittlung elektronischer Dokumente, insbesondere E-Rechnungen, zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen.
Wo wurde PEPPOL entwickelt?
PEPPOL ist ein Projekt der Europäischen Kommission, das 2008 gestartet wurde. Seit 2012 wird das Netzwerk von der gemeinnützigen Organisation OpenPEPPOL betrieben und weiterentwickelt.
Was ist OpenPEPPOL?
OpenPEPPOL ist eine gemeinnützige Organisation, die für den Betrieb, die Weiterentwicklung und die Sicherheit des PEPPOL-Netzwerks verantwortlich ist.
Wie funktioniert das PEPPOL-Netzwerk?
PEPPOL ist kein einzelnes System, sondern ein standardisiertes Netzwerk mit klaren Regeln. Über dieses Netzwerk tauschen Unternehmen und Behörden elektronische Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine sicher aus.
Was ist ein PEPPOL-Access-Point-Provider?
Ein PEPPOL-Access-Point-Provider stellt die technische Schnittstelle zum PEPPOL-Netzwerk bereit. Er übernimmt den Versand und Empfang von PEPPOL-Dokumenten und sorgt dafür, dass diese korrekt an den jeweiligen Empfänger zugestellt werden.
Ist ein PEPPOL-Access-Point-Provider zwingend erforderlich?
Ja, ein PEPPOL-Access-Point-Provider wird immer benötigt, um am PEPPOL-Netzwerk teilzunehmen. Unternehmen können entweder selbst als PEPPOL-Access-Point-Provider zertifiziert werden oder einen Drittanbieter-Provider, wie z. B. one:ic, nutzen. Die eigene Zertifizierung und der Betrieb eines PEPPOL-Access-Point-Providers erfordern viel Fachwissen, einschließlich Zertifizierung, Monitoring und Wartung, weshalb viele Unternehmen die Nutzung eines etablierten Providers bevorzugen.
Was ist der SML im PEPPOL-Netzwerk?
SML steht für Service Metadata Locator. Er ist ein zentraler Bestandteil der PEPPOL-Infrastruktur und dient als Adressverzeichnis.
Der SML beantwortet u. a. folgende Fragen:
– Welcher Access Point ist für einen PEPPOL-Teilnehmer zuständig?
– Wo sind die technischen Detailinformationen (SMP) hinterlegt?
Umgangssprachlich lässt sich der SML mit einem Telefonbuch vergleichen. Öffentlich einsehbar ist dies über das PEPPOL Directory.
Wie erfolgt die Quittierung im PEPPOL-Netzwerk?
Zunächst prüft das PEPPOL Directory, ob ein Empfänger im Netzwerk erreichbar ist.
– Nicht registriert: Es wird ein Fallback benötigt, meist der Versand per E-Mail.
– Registriert, aber keine Abholung: Es erfolgt keine Quittierung. Der Access Point informiert den Absender (abhängig von der Implementierung).
Alternativ kann das ERP-System entsprechend informiert werden, um den Versand selbst zu steuern.
Können auch ZUGFeRD- oder XRechnung-Dokumente über PEPPOL versendet werden?
Ja. Die Unterstützung hängt vom PEPPOL-Access-Point-Provider ab.
In unserem Fall können neben XRechnung und ZUGFeRD auch weitere Formate wie IDoc oder EDIFACT angebunden und automatisch in ein PEPPOL-konformes Format umgewandelt werden – sowohl für den Versand als auch für den Empfang.
Wie können Rechnungen innerhalb eines Umsatzsteuerorgankreises, der nur eine USt-ID hat, an verschiedene Rechnungsempfänger (Buchungskreise) geroutet werden?
Da eine USt-ID in PEPPOL nur einmal registriert werden kann, erfolgt das Routing über zusätzliche Parameter wie:
– Firmenname
– Organisationseinheit
– weitere Identifikatoren
So kann z. B. der korrekte SAP-Buchungskreis ermittelt werden. Falls nötig, wird ein alternativer Identifier (z. B. GLN oder Registernummer) verwendet.
Wo werden zusätzliche Parameter für den USt-Organkreis gepflegt?
Diese Logik wird vom PEPPOL-Access-Point-Provider umgesetzt. Das PEPPOL-Netzwerk selbst erlaubt nur begrenzte Zusatzinformationen. In der Praxis reichen jedoch oft zusätzliche Registrierungen, z. B. über die GLN.
Können mehrere PEPPOL-IDs für ein Unternehmen existieren?
Ja. Eine rechtliche Einheit kann mehrere PEPPOL-IDs besitzen, da unterschiedliche Identifier-Typen verwendet werden können.
Kann ein Lieferant zur Nutzung von PEPPOL verpflichtet werden?
Nach unserer Einschätzung besteht keine rechtliche Verpflichtung, PEPPOL zu nutzen. Die Nutzung kann jedoch vertraglich vereinbart werden.
Fragen zum Thema SPICE
Was ist SPICE?
SPICE ist eine prozessorientierte Input Management Plattform, die die Erfassung, Klassifizierung und Weiterleitung von Dokumenten in Echtzeit automatisiert. Im Fokus steht die nahtlose Integration in Ihre Geschäftsprozesse – von der Rechnungseingangsverarbeitung bis zum Vertragsmanagement.
Welche Herausforderungen löst SPICE?
SPICE reduziert manuelle Datenerfassung durch automatisierte Extraktion und Validierung mittels OCR, NLP und KI. Medienbrüche werden durchgängig digitalisiert, Fehlerquoten reduziert und Compliance-Risiken durch audit-sichere Archivierung minimiert.
Wie verarbeitet SPICE Dokumente?
SPICE verarbeitet Dokumente in fünf Schritten – Erfassung, Klassifizierung, Datenextraktion, Validierung und automatische Weiterleitung an Folgeprozesse wie Buchhaltung oder CRM-Systeme.
Was unterscheidet SPICE von RPA?
SPICE ist dokumentenzentriert und nutzt lernfähige KI für unstrukturierte Daten. RPA ist taskzentriert und regelbasiert. Während RPA einzelne Aufgaben automatisiert, unterstützt SPICE End-to-End-Prozesse.
Wie kann SPICE betrieben werden?
SPICE lässt sich OnPremise, in der Cloud oder als Container-Lösung betreiben. Dadurch entsteht maximale Flexibilität, Datensouveränität und Skalierbarkeit – angepasst an Ihre IT-Strategie.
Sind meine Daten bei SPICE sicher?
Dokumente verlassen niemals unsere Infrastruktur. SPICE erfüllt Branchenstandards wie ISO 27001 und DSGVO und kann in Ihrer eigenen Docker- oder Kubernetes-Umgebung betrieben werden.
Fragen zum Thema Cloud
Was unterscheidet die one:ic Cloud von klassischen OnPremise-Lösungen?
Unsere Cloud-Plattform basiert auf modernen, webbasierten Technologien und ermöglicht die schnelle Umsetzung administrationsfreier Projekte. Sie ersetzt lokal betriebene Input-Management-Systeme durch eine modulare, ISO-zertifizierte Lösung aus deutschen Rechenzentren.
Wo wird die Cloud-Plattform betrieben?
Der Betrieb erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren. Die Plattform ist ISO 27001-zertifiziert und damit auch für hochsensible Bereiche und die öffentliche Hand geeignet.
Ist die Lösung vollständig cloud-native aufgebaut?
Ja. Unsere Services sind cloud-native konzipiert und basieren auf SPICE365, unserer eigenen BPMN-Plattform zur Prozessdigitalisierung.
Lässt sich die Cloud-Lösung in bestehende Systeme integrieren?
Ja. Die Plattform ist voll integrierbar und ermöglicht die nahtlose Anbindung externer Webservices sowie bestehender IT-Systeme.
Ist die Lösung PEPPOL-fähig und zukunftssicher?
Ja. Durch die Integration moderner Standards wie PEPPOL ist die Plattform langfristig auf regulatorische und technologische Entwicklungen vorbereitet.
Welche Nutzungsmodelle stehen zur Verfügung?
Die Cloud-Services sind als Mandantenlösung, als gekapselte Cloud System Area oder als White-Labeling-Lösung verfügbar.
Was bedeutet die Nutzung als Mandant?
one:ic übernimmt vollständig Einrichtung, Betrieb, Weiterentwicklung und Updates – zum monatlichen Festpreis. Dieses Modell wählen die meisten Kunden.
Was ist eine Cloud System Area?
Hier betreibt der Kunde seine eigene gekapselte Cloudumgebung und übernimmt selbst Verantwortung für Einrichtung und Betrieb – inklusive individueller Anpassungen.
Was bedeutet White Labeling?
Einzelne Funktionalitäten wie Datenextraktion oder Document Understanding können als standardisierter OEM-Service in bestehende Softwarelösungen eingebunden werden.
Wie erfolgt die Abrechnung der Cloud-Services?
Die Abrechnung erfolgt nutzungsorientiert im PrePaid-Modell per Monatsbeitrag bzw. Volumenpaket oder per Pay-per-Use zusätzlich zu einer Bereitstellungsgebühr. Das Modell bietet maximale Transparenz und Planbarkeit.
Sie möchten mehr erfahren?
Auf den folgenden Seiten erfahren Sie mehr über die von uns und unseren Partnern verwendeten Technologien.