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Die Herausforderung

Rechnungen per Post, Anträge per Fax, Lieferscheine per E-Mail und das alles landet irgendwo, wo es dann manuell geöffnet, geprüft und weitergeleitet wird. Klingt nach gestern? Ist aber in vielen Unternehmen und Behörden noch heute Realität. Und genau das kostet Zeit, Geld und Nerven. Doch gibt es dazu eine Alternative? Ja – mit SPICE lassen sich transaktionale Prozesse automatisieren in drei einfachen Schritten:

Schritt 1: Collect

Im ersten Schritt geht es darum, alle eingehenden Dokumente zuverlässig zu erfassen, unabhängig davon, wo sie herkommen. Alles wird zentral gesammelt und digital verfügbar gemacht, egal ob klassischer Posteingang, E-Mail, API-Anbindung oder strukturierte Formate wie XML-Dokumente, welche über PEPPOL versendet werden.

one:ic bindet sämtliche dieser Eingangskanäle an, klassifiziert mit SPICE und der darin integrierten LAERA-Technologie die Dokumente direkt bei der Erfassung und macht sie bereit für den nächsten Schritt. 

Schritt 2: Transform

Effizient Dokumente zu erfassen ist gut, aber der eigentliche Mehrwert liegt in der Automatisierung transaktionaler Prozesse – und genau das passiert im Transform-Schritt. Die erfassten Dokumente werden inhaltlich aufbereitet. Relevante Informationen wie Rechnungsnummern, Beträge, Lieferadressen oder Zahlungsbedingungen werden mittels OCR, KI und Large Language Models automatisch extrahiert, validiert und in ein einheitliches Format überführt.

In der Praxis bedeutet das, eine eingehende Rechnung wird nicht nur gelesen, sondern direkt mit der zugehörigen Bestellung abgeglichen. Abweichungen werden erkannt, Duplikate in Mahnprozessen automatisch identifiziert und Fehler noch vor der Weiterleitung aussortiert. Und das alles, ohne dass ein Mensch die Rechnung auch nur einmal in die Hand nehmen musste.

Besonders leistungsstark wird dieser Schritt durch den Einsatz von LAERA, der Scan-Technologie von unserem Partner Skilja, das auch unstrukturierte Inhalte zuverlässig klassifiziert und extrahiert selbst dann, wenn Dokumente in unterschiedlichen Sprachen, Zeichensätzen oder Layouts ankommen.

Schritt 3: Deliver

Im letzten Schritt werden die aufbereiteten Daten gezielt an die Zielsysteme übergeben. Ob SAP, Microsoft Dynamics, ein branchenspezifisches ERP oder ein individueller Workflow, die Integration erfolgt über standardisierte Schnittstellen oder maßgeschneiderte Konnektoren (sprechen Sie uns dazu gerne auch an).

Und das Ganze wahlweise in der von uns in Deutschland selbst gehosteten Cloud oder On-Premise. Je nachdem, was zur IT-Strategie Ihres Unternehmens oder der Behörde passt.

Use Case

Rechnungseingang automatisieren

Collect: Rechnungen treffen per E-Mail, Post oder über PEPPOL ein.
Transform: SPICE extrahiert Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant und gleicht sie automatisch mit der zugehörigen Bestellung ab.
Deliver: Stimmen die Daten überein, wird die Rechnung ins ERP übergeben. Bei Abweichungen geht sie direkt an die zuständige Person zur Prüfung.

Zentralen Posteingang digitalisieren

Collect: Eingehende Post wird zentral gescannt – unabhängig davon, für welche Abteilung sie eigentlich bestimmt ist.
Transform: SPICE erkennt automatisch Inhalt und Absicht des Dokuments und ordnet es dem passenden Fachbereich zu.
Deliver: Das Dokument landet automatisch im richtigen persönlichen oder Gruppenpostfach – ganz ohne manuelles Sortieren.

Bestellungen und Lieferscheine abgleichen

Collect: Bestellbestätigungen und Lieferscheine gehen über unterschiedliche Kanäle ein – E-Mail, EDI oder Lieferantenportale.
Transform: Positionen, Mengen und Liefertermine werden automatisch erfasst und mit der ursprünglichen Bestellung abgeglichen.
Deliver: Bei Übereinstimmung erfolgt die Wareneingangsbuchung direkt im ERP-System, ganz ohne manuelle Nacherfassung.

Vertragsdaten strukturiert erfassen

Collect: Verträge und Vertragsänderungen gehen digital oder auf Papier ein.
Transform: Relevante Vertragsdaten wie Laufzeiten, Kündigungsfristen und Vertragspartner werden automatisch extrahiert.
Deliver: Die Daten landen strukturiert im Vertragsmanagement-System – inklusive automatischer Erinnerung vor Ablauf der Kündigungsfrist.

Die folgende Animation zeigt den kompletten Ablauf mit SPICE im Überblick: von den unterschiedlichen Eingangskanälen im Collect-Schritt über die Verarbeitung, KI-gestützte Extraktion und Klassifikation im Transform-Schritt bis zur Übergabe an Backend, PEPPOL, File Server und/oder Archiv im Deliver-Schritt.

Fazit

Ohne Automatisierung bedeutet ein einzelner Prozessdurchlauf oft: Dokument sichten, manuell erfassen, mit anderen Systemen abgleichen, bei Rückfragen zwischen Abteilungen hin- und herschicken. Mit SPICE läuft genau dieser Ablauf im Hintergrund und ohne dass jemand das Dokument dafür in die Hand nehmen muss.

In über 500 Projekten haben wir dieses Modell bei Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen erfolgreich im Einsatz. Mit SPICE und unseren Partnern als prozessorientierte Plattform im Kern, ergänzt durch KI-gestützte Extraktion und PEPPOL für den standardisierten Dokumentenversand, automatisieren wir Tausende transaktionaler Prozesse und verarbeiten mehrere Millionen Dokumente im Jahr. Dabei arbeiten wir vollständig DSGVO-konform, sind ISO-27001-zertifiziert und hosten alles in deutschen Rechenzentren.

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