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Wenig Digitalisierung, viel Bürokratie

Seit vielen Jahren sind Bürokratie und Digitalisierung in Deutschland ein großes Thema und seit genauso vielen Jahren passiert relativ wenig. Noch immer werden Rechnungen und Dokumente teils gefaxt, per Brief verschickt und zunehmend auch per Mail versendet. Doch all das kostet Zeit, Geld und Nerven – also genau das, was Kommunen und Behörden zunehmend nicht haben. Doch was kann man dagegen tun? Genau hier kommt PEPPOL ins Spiel.

PEPPOL ist ein standardisiertes Interoperabilitäts-Framework zum sicheren Versenden von strukturierten Dokumenten als XML-Datei. Entwickelt wurde es als europäische Initiative und wird nun von OpenPEPPOL verwaltet. Falls Sie Genaueres zur Funktionsweise, Pflichten und weiteren Dingen erfahren möchten, klicken Sie hier.

Vorteile von PEPPOL

Behörden und Kommunen ertrinken in der Papierflut. Immer wieder kommt es gar zu Fällen, in denen Dokumente verschwinden und aufwendig gesucht werden müssen, was die Effizienz weiter senkt. E-Mails machen es zwar einfacher und übersichtlicher, aber auch E-Mail-Postfächer sind schnell überfüllt und können zum Ziel von Spam-Mails und damit sogar zur Sicherheitslücke werden. Auch dies ist nicht die optimale Lösung.

Genau hier setzt PEPPOL an und die Umstellung geht immer schneller voran. Laut der offiziellen PEPPOL-Statistik der deutschen PEPPOL Authority (KoSIT) ist die monatliche Anzahl der PEPPOL-Transaktionen in Deutschland von rund 23.000 Anfang 2024 auf über 380.000 im Sommer 2026 gestiegen. Das ist ein Anstieg um mehr als das 16-Fache!

PEPPOL kann nicht einfach so von allen genutzt werden, sondern läuft über PEPPOL-Access-Point-Provider. Ohne diese können keine Dokumente über PEPPOL versendet werden. Dadurch wird die digitale Verarbeitung von Daten deutlich sicherer und das Risiko von Hackerangriffen minimiert.

Darüber hinaus können Dokumente dank PEPPOL und dem XML-Format digital verarbeitet werden. Dadurch können zum Beispiel Anträge voll- oder zumindest großteils automatisiert verarbeitet werden, was die Bearbeitungszeit deutlich senkt. Die Haushalte der Kommunen werden damit spürbar entlastet, und die Mitarbeiter können sich auf wichtigere, nicht redundante Aufgaben konzentrieren.

PEPPOL 5-Ecken-Modell

Besonders interessant wird PEPPOL ab 2030 in Deutschland für Steuerbehörden. In Zukunft soll das 4-Ecken-Modell um eine fünfte Ecke (Steuerbehörde) erweitert werden. Die fünf Parteien sind dabei: der Lieferant und dessen Access-Point-Provider, der Empfänger und dessen Access-Point-Provider sowie zukünftig die Steuerbehörde.

Bevor die Rechnung beim Empfänger ankommt, fragt der Access-Point des Senders zunächst das SML-Adressregister nach der passenden Zieladresse ab, wo der Access-Point des Empfängers entsprechend registriert ist. Danach beginnt der eigentliche Versand und dabei kommt nun die fünfte Partei ins Spiel: Die Rechnung wird künftig in Echtzeit auch an Steuerbehörden übermittelt und kann von diesen abgerufen werden. Dies dient der Umsetzung der Continuous Transaction Controls (CTC). Dadurch können Steuerbehörden schneller und effizienter arbeiten, und gleichermaßen Steuerbetrug wirksam vermeiden.

PEPPOL und SPICE

Die ideale Kombination stellt dabei PEPPOL zusammen mit SPICE dar. SPICE ist eine prozessorientierte Plattform, die die Erfassung, Klassifizierung und Verarbeitung von Dokumenten mithilfe moderner KI-Technologien ermöglicht.

In Kombination mit PEPPOL ist es damit möglich, eingehende Rechnungen und Dokumente nicht nur sicher und rechtskonform zu empfangen, sondern diese direkt im Anschluss intelligent weiterzuverarbeiten. Komplexe Workflows lassen sich so vollständig automatisieren, und das ohne manuelle Eingriffe und mit deutlich reduzierten Kosten.

Wenn Sie Weiteres zu SPICE erfahren möchten, klicken Sie hier.

PEPPOL: Für eine digitale Verwaltung

PEPPOL bietet Kommunen und Behörden eine zukunftssichere Lösung für die digitale Transformation des öffentlichen Sektors. Durch den sicheren, standardisierten Dokumentenversand über Access-Point-Provider, die automatisierte Verarbeitung von Anträgen und Rechnungen im XML-Format sowie die geplante Anbindung von Steuerbehörden über das 5-Ecken-Modell schafft PEPPOL die Grundlage für eine effizientere, kostengünstigere und transparentere Verwaltung. 

In Kombination mit SPICE und moderner KI-Technologie wird daraus ein leistungsstarkes Werkzeug, das bürokratische Prozesse vollautomatisieren kann. Kommunen und Behörden kommen, wenn sie Ressourcen schonen und gleichzeitig zukunftsfähig bleiben möchten, an PEPPOL kaum noch vorbei.

Sie möchten wissen, wie andere öffentliche Auftraggeber PEPPOL und SPICE bereits einsetzen? Erfahren Sie mehr über unsere Lösungen für öffentliche Auftraggeber.

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