Herausforderung öffentliche Auftraggeber
Öffentliche Verwaltungen stehen vor besonderen Anforderungen an Prozesse, Rechtssicherheit und Transparenz. Doch dafür gibt es eine Lösung: SPICE
Diverse Eingangskanäle
Dokumente erreichen die Verwaltung über Post, Fax, E-Mail, Online-Portale und Fachanwendungen – jede Quelle mit eigenem Format.
Uneinheitliche Formate
Je nach Absender und Kanal unterscheiden sich Struktur und Format der eingehenden Dokumente und Daten erheblich.
Datenschutz und Rechtssicherheit
Sensible Bürger- und Verwaltungsdaten erfordern höchste Standards bei Datenschutz und Informationssicherheit – DSGVO- und ISO-konform.
Hohe Sicherheitsanforderungen
Ob Cloud oder On-Premises: Die Software muss strengste Sicherheitsstandards erfüllen und volle Kontrolle über die Datenhaltung bieten.
So funktioniert die Prozessautomatisierung
Die Automatisierung funktioniert in drei einfachen Schritten mit SPICE.
Collect
Eingehende Dokumente aus allen Kanälen – Post, Fax, E-Mail, Online-Portal – werden zentral und kanalübergreifend erfasst, unabhängig von Format oder Fachbereich.
Transform
Informationen werden durch SPICE und unser integriertes Open Source LLM automatisiert geprüft, verarbeitet und Geschäftsregeln angewendet.
Deliver
Dokumente werden automatisch dem richtigen Fachverfahren zugewiesen und direkt in die kommunalen IT-Systeme oder das ERP für die weitere Bearbeitung übergeben.
Transaktionen in der Verwaltung automatisieren
SPICE automatisiert transaktionale und dokumentenbasierte Prozesse entlang der Verwaltungswertschöpfungskette – von Eingangsrechnungen bis zur Verarbeitung in Fachverfahren.
Öffentliche Auftraggeber Use Cases
In der Verwaltung entstehen täglich komplexe, dokumentenbasierte Prozesse zwischen Bürgern, Lieferanten, Fachverfahren und Behörden. SPICE automatisiert diese Abläufe durchgängig und sorgt für schnelle, rechtssichere und skalierbare Prozessketten.
Stadtweiter Posteingang für 26 Referate – zentral automatisiert
Für die Landeshauptstadt München automatisiert SPICE die komplette Eingangspost aller 26 Referate und Eigenbetriebe: Gescannte Poststücke werden KI-gestützt klassifiziert und automatisch dem richtigen persönlichen oder Gruppenpostfach zugeordnet.
Ergebnis: aus einem analogen wird ein durchgängig digitaler Prozess, deutlich kürzere Reaktionszeiten durch schnelle Zuordnung zu den relevanten Aktenfächern.
Getrennte Systemumgebungen, zentral administriert
Fachabteilungen haben unterschiedliche Anforderungen und oft eigene, streng getrennte Systemumgebungen – etwa aus Betriebssicherheits- oder Datenschutzgründen. SPICE ermöglicht trotzdem eine zentrale Administration über alle Umgebungen hinweg.
Ergebnis: passgenaue Lösungen je Fachbereich bei gleichzeitig einheitlicher, zentraler Steuerung.
On-Premises mit rollenbasiertem Datenschutz
Sensible Dokumente dürfen nicht jeder Benutzergruppe zugänglich sein. SPICE lässt sich vollständig On-Premises betreiben und schottet über ein Rollensystem sensible Dokumente zuverlässig zwischen einzelnen Benutzergruppen ab.
Ergebnis: volle Kontrolle über die Infrastruktur und durchgängige datenschutztechnische Trennung im Gesamtsystem.
Login mit dem gewohnten Behörden-Account
Über moderne Schnittstellen bindet SPICE zentrale Identity Provider an – Nutzer melden sich mit ihrem bestehenden städtischen Account an, wie es etwa bei der Landeshauptstadt München mit dem Stadt-München-Account umgesetzt ist.
Ergebnis: höhere Sicherheit sowie zentrale, nachvollziehbare Zugriffssteuerung für alle Referate.
Große Dokumentenmengen zuverlässig verarbeiten
Ob mehrere Millionen Seiten pro Jahr oder verteilte Standorte: SPICE verarbeitet auch sehr hohe Volumina robust – bei der Landeshauptstadt München sind es allein 34,5 Mio. Seiten pro Jahr im Posteingang.
Ergebnis: stabile Verarbeitung auch bei großen Volumina und langfristig gesicherte Verfügbarkeit.
Schrittweiser Rollout ohne Prozessumbau
Große Digitalisierungsprojekte lassen sich selten auf einen Schlag umsetzen. SPICE unterstützt eine mehrstufige, referatsbezogene Einführung – neue Abteilungen, Datenquellen und Compliance-Anforderungen werden fortlaufend ergänzt.
Ergebnis: zeitnahe Anpassungen und Erweiterungen, ohne bestehende Prozesse neu aufbauen zu müssen.
Sicherheit und Compliance
Bei sensiblen Verwaltungsdaten und hohen Dokumentenvolumen ist Datensicherheit kein Nebenaspekt, sondern Grundvoraussetzung. SPICE erfüllt diese Anforderungen durch zertifizierte Standards und Betrieb ausschließlich in Deutschland.
ISO 27001-zertifiziert
Unsere Cloud-Services werden ausschließlich in zertifizierten deutschen Rechenzentren betrieben – auch bei sehr hohen Dokumentenvolumen
100 % Made in Germany
Keine Datenverarbeitung über ausländische Anbieter oder Hyperscaler – vollständig in Deutschland entwickelt und betrieben
DSGVO-konform
Verschlüsselte Übertragung und datenschutzkonforme Verarbeitung – auch bei sensiblen Lieferanten- und Zahlungsdaten
Validierte E-Invoicing-Standards
Automatische Prüfung durch die KoSIT und Konformität mit E-RechV und der EU-Norm EN 16931
Interesse an SPICE bekommen?
Automatisieren Sie Ihre Verwaltungsprozesse
Mit SPICE verbinden Sie Dokumente, Daten und Fachverfahren zu effizienten transaktionalen Prozessen – von der Poststelle bis zum Fachverfahren. Unabhängig von Eingangskanal, Format oder Systemumgebung sorgt SPICE für durchgängige, rechtssichere Abläufe und schafft die Grundlage für eine zukunftsfähige, digitale Verwaltung.
Kann SPICE bestehende Fachverfahren integrieren?
Ja. SPICE lässt sich an bestehende Fachverfahren, ERP-Systeme und Identity Provider anbinden.
Läuft SPICE auch On-Premises?
Ja. SPICE kann sowohl in der Cloud als auch vollständig On-Premises betrieben werden – je nach Anforderung.
Wie werden Datenschutz und Sicherheit gewährleistet?
Wir sind ISO 27001-zertifiziert, vollständig DSGVO-konform und ermöglichen über ein Rollensystem in SPICE eine strikte Abschottung sensibler Dokumente und Daten.
Unterstützt SPICE E-Rechnungen über PEPPOL?
Ja. SPICE empfängt und verarbeitet E-Rechnungen vollständig über PEPPOL – normkonform und ohne manuellen Zusatzaufwand.
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